شرح وظایف روابط عمومی و اطلاع رسانی

طبق بخشنامه روابط عمومی وزارت بهداشت ، درمان و آموزش پزشکی

اقدامات روابط عمومی سازمان ها در قالب مجموعه‌ای از فعالیتهای ارتباطی صورت می‌گیرد که می‌توان آن‌ها را تحت عنوان شاخص‌های گوناگون مانند: اطلاع‌رسانی و ارتباط با رسانه‌ها، ارتباطات برون سازمانی و درون سازمانی، مراسم و مناسبت‌ها، تبلیغات و انتشارات، پژوهش و افکارسنجی، روابط عمومی الکترونیک دسته بندی نمود.

الف: اطلاع رسانی و ارتباط با رسانه ها

جمع‌آوری اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیتها، اقدامات، طرحها و برنامه‌های سازمان به‌منظور تهیه خبر و گزارش و تدوین سیاست‌های خبری و تبلیغاتی از طریق: شرکت در جلسات مدیران و سیاست‌گذاری سازمان، شرکت در گردهمائی‌هایی که از سوی سازمان برگزار می‌شود و دریافت گزارش فعالیت‌ها، برنامه‌های واحدهای مختلف، صورتجلسات شوراها و مکاتباتی که ارزش اطلاع‌رسانی دارند.

انعکاس فعالیتها و برنامه‌های سازمان به مردم، دولت، رسانه و سازمانهای داخل و خارج کشور از طریق تهیه مطالب خبری (تهیه و تنظیم اخبار، گزارش‌، اطلاعیه‌، آگهی‌ و قرار دادن در سایت سازمان انعکاس آن در رسانه‌ها)

برگزاری نشست های خبری مسئولان سازمان با رسانه ها و انجام مصاحبه های اختصای رسانه ها با مسئولان و تنظیم مصاحبه ها با هدف ارتباط مطلوب سازمان ها با رسانه ها و معرفی اقدامات سازمان و پاسخگوئی به پرسشها و ابهامات

بررسی مطالب انتشار یافته در رسانه های خبری که به طور مستقیم و غیرمستقیم با فعالیتها و وظایف سازمان مرتبط است، از طریق گردآوری و ارزشیابی مندرجات رسانه های مکتوب، شنیداری، تصویری و الکترونیکی

تهیه جوابیه و تکذیبیه و توضیحات تکمیلی در خصوص مطالب خبری رسانه ها در صورت لزوم

تهیه بیانیه و اطلاعیه و اعلامیه در مناسبتهای مختلف و ارسال به رسانه ها

تهیه مستمر گزارش عملکرد سازمان

ب: ارتباطات

ارتباطات درون سازمانی و ارتباط با کارکنان

ارتباط با خانواده کارکنان و بازنشستگان

ارتباط با سازمان های همکار

ارتباط با دانشگاه ها و مراکز پژوهشی

ارتباط با نخبگان نظیر نمایندگان مجلس و نویسندگان، پژوهشگران و خبرنگاران فعال در حوزه کاری سازمان

ارتباط با سایر سازمان ها

پ: مراسم و مناسبت ها

مناستهای مذهبی - ملی

مناسبتهای صنفی و سازمانی

برپائی و حضور در نمایشگاه ها

برگزاری همایش ها

افتتاحیه پروژه های علمی و پژوهشی و عمرانی

بازدید مقامات و شخصیتها

ت: افکارسنجی

شامل ارتباط مستمر با مخاطبان سازمان و بررسی دیدگاه‌ها و سنجش افکار عمومی مخاطبان سازمان، رسانه‌ها و نخبگان از طریق:

- برنامه ریزی ارتباطات مردمی.

- انجام گرفتن طرحهای نظرسنجی.

- انجام گرفتن تحلیل محتوای رسانه ها.

- تهیه گزارش‌های تحلیلی ادواری (ماهانه/ فصلی/ سالانه) از افکار عمومی داخل و خارج از سازمان برای ارائه به مدیریت سازمان ها.

- نقد و بررسی بازتاب فعالیتهای سازمان در نظر مخاطبان به ویژه نخبگان و رهبران فکری، رسانه‌ها و سایر دستگاه‌ها از یک سو و مدیران و کارکنان از سوی دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت (تحلیل محتوا و تحلیل گفتمان).

- طراحی نظام جامع گردآوری پیشنهادهای کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هرچه موثرتر در بهبود جریان امور سازمان.

- اجرای طرح های افکارسنجی جهت ارتقاء کیفی برنامه های سازمان (تنظیم و توزیع فرم‌های افکارسنجی در مناسبتها و همایش‌ها و نمایشگاه‌ها و استخراج نتایج و گزارش به مدیران سازمان)

ث : تبلیغات و انتشارات

- تهیه عکس، فیلم، تیزر و دیگرمقوله‌های ارتباطات تصویری از فعالیتهای سازمان و انعکاس آنها.

- تهیه پوستر، بنر، استند بنر، کلیپ، انجام تبلیغات در نمایشگر L.E.D سازمان

- انتشار نشریه عمومی یا تخصصی، کتاب، بروشور و جزوات آموزشی و تحصصی برای استفاده عموم مخاطبان سازمان در جامعه

ج: روابط عمومی الکترونیک

- بروز رسانی وب سایت سازمان ها با همکاری واحدهای دیگر

- انتشار مستمر اطلاعات و اخبار سازمان از طریق وب سایت سازمان

- ارسال پیامک

- حضور در فضای مجازی به منظور معرفی ابعاد مختلف کاری سازمان ها و ارائه گزارش عملکرد